Sunday, January 26, 2020

Melihat Digitalisasi Letter C, Buku Kerawangan, dan Peta Kretek

Melihat Digitalisasi Letter C, Buku Kerawangan, dan Peta Kretek


Melihat Digitalisasi Letter C, Buku Kerawangan, dan Peta Kretek

JUNEKA SUBAIHUL MUFIDSurabaya
BEGITU Jawa Pos tiba di depan Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Surabaya di Dukuh Kupang, Emadarta Tri Wijaya langsung menyambut dan mengajak masuk ke salah satu ruangan khusus. Di ruangan tersebut, tidak sembarangan orang boleh masuk. Dibutuhkan izin khusus dari dinas untuk bisa memantau orang yang tidak berkepentingan. Karena itulah, di ruangan terpasang kamera pengawas.
Ruangan tersebut dipenuhi tumpukan kardus yang berisi arsip. Petugasnya mengenakan jas putih, mirip para pekerja di laboratorium. Setengah wajah mereka tertutup oleh masker hijau.
Yang membedakan, para petugas itu tidak memegang labu-labu kaca, melainkan kertas-kertas kusam berwarna cokelat karena dimakan usia. Kertasnya juga rawan sobek. Karena itu, memegangnya harus hati-hati.
Di ruangan tersebut, terdapat layar monitor yang terhubung dengan aplikasi khusus untuk pemindaian dokumen. Di samping kiri setiap komputer itu, ada pemindai Scan Snap Hanya dengan sekali klik, mesin tersebut bekerja dan dokumen muncul secara otomatis di layar monitor.
’’Mohon jangan memotret detail dokumen-dokumen ini ya. Sebab, ini sangat rahasia. Barang sensitif,’’ tutur Emadarta mengingatkan. Emadarta sehari-hari menjadi kepala seksi akuisisi dan deposit Dispusip Kota Surabaya. Dia menjadi koordinator digitalisasi dokumen pertanahan tersebut.
Enam petugas khusus itu sedang memindai dokumen pertanahan berupa letter C yang biasa tersimpan di kelurahan. Letter C merupakan dokumen yang berisi penarikan pajak dan identitas tanah pada zaman kolonial. Ada kode-kode khusus dalam pemindahan tersebut, termasuk nomor-nomor pencatatan.
Letter C yang berisi riwayat tanah punya peran vital. Terutama pertanahan. Dokumen itu menjadi salah satu bukti perpindahan hak atas tanah dari satu warga ke warga lain.
Bukan hanya letter C yang dipindai, tetapi juga buku kerawangan. Buku itu berisi riwayat tanah sejak dulu. Emadarta sempat menunjukkan buku kerawangan tersebut. Kondisi buku itu sudah lusuh dan kertasnya terlepas dari penjilidan.
’’Ini relatif bagus kondisinya. Ada yang lebih parah lagi. Namanya bukan buku kerawangan, melainkan buku botekan. Usianya juga sudah tua, tahun 1939 dari Kelurahan Tambak Sarioso,’’ papar Emadarta.
Selain letter C dan buku kerawangan, ada peta kretek. Lebar peta itu bisa sampai 2 meter. Diperlukan pemindai khusus untuk mengalihmediakan peta yang juga telah berusia lanjut tersebut. ’’Pakai scan A0 (dibaca: a nol). Tapi, dilapisi dulu dengan plastik agar aman,’’ jelasnya sambil menunjukkan pemindaian tersebut. Kertas cokelat kusam dengan gambar peta wilayah itu bak ditelan mesin pemindai dan dikeluarkan lagi dalam kondisi utuh.
Digitalisasi tersebut dimulai sejak Juli 2019. Digitalisasi itu sebelumnya ditempatkan di tiga lokasi, yakni di kantor dispusip di Rungkut, Siola, dan kantor dispusip di Dukuh Kupang. Hingga 21 Januari lalu, progres pemindaian dokumen pertanahan itu mencapai 94 persen. Diperkirakan, pada Februari, semuanya sudah selesai.
Kepala Dispusip Surabaya Musdiq Ali Suhudi menjelaskan, dokumen pertanahan didigitalisasi lantaran ada banyak kasus tanah di Surabaya. Bahkan, kasus tersebut sampai menyeret pejabat hingga ke pengadilan. ’’Masalahnya juga cukup berat. Ada kasus tanah yang berurusan dengan hukum. Misalnya, tanah ruislag (tukar guling, Red). Nah, masalah itu juga disebabkan administrasi pertanahan tidak tertib, terutama di kelurahan,’’ jelas Musdiq.
Pergantian pejabat lama dengan orang baru kadang juga tidak disertai transfer pengetahuan. Tidak terkecuali data-data pertanahan. Apalagi, kondisi buku pertanahan itu lapuk termakan usia. ’’Bu Wali (Wali Kota Surabaya Tri Rismaharini, Red) menginginkan dokumen pertanahan itu terdigitalisasi,’’ ujar Musdiq.
Digitalisasi dokumen pertanahan itu bukan hanya pemindaian, tetapi juga kodifikasi atas dokumen-dokumen tersebut. Selain tidak boleh difoto, buku-buku berusia lanjut itu tidak boleh dibawa keluar masuk. ’’Karena sensitif data dokumennya, sensitif juga bukunya karena sudah lama,’’ tandas Emadarta

0 comments:

Post a Comment